DMS opnieuw uitgevonden
Ga voor een papierloze aanpak
Met Odoo Documenten kan je gemakkelijk gescande documenten delen, verzenden, categoriseren en archiveren. Je kan ook documenten zoals leveranciersfacturen, taken en productbladen voor productie genereren.
Stroomlijn je workflow
Profiteer van de volledig geïntegreerde goedkeurings-, controle- en validatieprocessen met activiteiten, chatter en actieregels zodat je er zeker van bent dat alles gedaan wordt door de juiste persoon op de juiste moment.
E-mail gateway
Via de e-mailgateway worden facturen automatisch aangemaakt vanuit een gescand document of rechtstreeks vanuit de e-mail van je leverancier.
Werk samen met je team en klanten
Link documenten aan je collega's, klanten of leveranciers. Deel bestanden en openbare mappen met je klanten en laat ze rechtstreeks documenten importeren.
Werk naadloos met Ondertekenen
Verspil geen tijd met het afdrukken en scannen van documenten die iemand moet ondertekenen. Wijs ze liever toe aan de juiste persoon, laat je je documenten ondertekenen en stuur ze onmiddellijk terug.
Documenten in batch verwerken
Werk in batch door goedkeuringen te vragen, folders te wijzigen, te labelen en meerdere bestanden in één keer toe te wijzen in plaats van één per één.
Geïntegreerd in Odoo Apps
Documenten is geïntegreerd met andere Odoo Apps. Volg versies van je plannen en werkbladen op met PLM, maak je leveranciersfacturen aan in een klik dankzij onze AI in Boekhouding of maak taken aan vanuit specifieke documenten.
Zie hoeveel tijd je kan besparen
Gebruik de interactieve rekenmachine hieronder om het aantal handmatige documentgerelateerde taken in te schatten dat jij of je werknemers elke maand uitvoeren.
Hoeveel documenten (contracten/geheimhoudingsverklaringen) zijn getekend?
Hoeveel keer moeten personen een document opzoeken?
Hoeveel keer moeten personen een document aanvragen?
Hoeveel facturen werden aangemaakt?
Hoeveel personen werden aangenomen?
| Zonder Odoo Documenten: | 45.2uren |
| Met Odoo Documenten: | 4.3uren |
tijd bespaard
* enkel voor de opgelijste voorbeelden,
Documenten kan ook MEER doen voor jou!
Hoe werkt deze rekenmachine?
| Vraag de klant om contractinformatie (adressen, namen, ...) | 2 min |
|---|---|
| Ontwerp contracten met de informatie van de klant op basis van een sjabloon | 4 min |
| Stuur het contract door naar de klant om ondertekend te worden | 2 min |
| Ontvang ondertekende contracten & druk ze af | 5 min |
| Vraag aan de CEO of Manager om te ondertekenen | 5 min |
| CEO/Manager onderbreking | 10 min |
| Scan het door beide partijen ondertekend contract | 5 min |
| Stuur het contract naar beide partijen | 1 min |
| Archiveer | 1 min |
| Tot: 33 min |
| Verstuur sjabloon naar de klant & de manager | 1 min |
|---|---|
| De klant vult zijn eigen gegevens in en ondertekent | 0 sec |
| Manager tekent elektronisch in één klik | 1 min |
| Iedereen krijgt een exemplaar, het document wordt geïndexeerd en opgeslagen | 0 sec |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 2 min |
| Tijdens het ingeven van een betaling merkt de boekhouder dat er een kwitantie ontbreekt | 30 sec |
|---|---|
| Verzend een e-mail om het document op te vragen, stel een to-do in om het op te volgen | 60 sec |
| 2 weken later, stuur een herinnering voor de kwitantie | 30 sec |
| Werknemer stuurt een foto van de kwitantie per e-mail | 60 sec |
| Eenmaal de factuur ontvangen is, doe dan terug de boekhouding applicatie open om de onkost in te geven | 120 sec |
| Bewaar de kwitantie in DMS of druk het af | 0 sec |
| Vind de betaling om deze af te letteren met de ontbrekende kwitantie | 90 sec |
| Tot: 390 sec |
| Verstuur een “ontbrekend document” aanvraag op kwitantie 2018/0021 | 20 sec |
|---|---|
| Opvolging is geautomatiseerd | 0 sec |
| Werknemer uploadt een foto van de factuur | 60 sec |
| De kwitantie wordt automatisch (AI) verwerkt en op de juiste plaats bewaard | 0 sec |
| De boekhouder kan kwitanties in batches valideren en afletteren | 20 sec |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 100 sec |
| Je huidige taak onderbreken omdat je een logo nodig hebt |
60 sec |
|---|---|
| Stuur een e-mail naar de ontwerper | 65 sec |
| De ontwerper verzendt het logo naar jou | 70 sec |
| 1 dag later; lees het antwoord, download het logo, ga verder met je taak | 60 sec |
| Tot: 225 sec |
| Vind het bestand in Odoo Documenten | 30 sec |
|---|---|
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 30 sec |
| Geef 50 facturen manueel in | 37 min |
|---|---|
| Vraag verificatie/goedkeuring voor 10 facturen (scan deze facturen, verstuur ze per e-mail, wacht op antwoord) | 22 min |
| Bewaar en indexeer facturen | 3 min |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 62 min |
| Scan 30 papieren facturen | 2 min |
|---|---|
| E-mail proces verwerkt 20 facturen voor jou | 0 sec |
| AI verwerkt alle facturen voor jou | 0 sec |
| Goedkeuring van 50 facturen die automatisch verwerkt zijn | 7 min |
| Vraag een goedkeuring aan voor 10 facturen (in één klik, met geautomatiseerde follow-ups) | 3 min |
| Tot: 12 min |
| Gegevens aan de sollicitant vragen (RRN/BSN, eerste werkdag, enz.) | 6 min |
|---|---|
| Arbeidsovereenkomst voorbereiden, opslaan als PDF, verzenden naar sollicitant | 15 min |
| Ontvang ondertekende versies door je sollicitant, beantwoord e-mail en druk het af. | 5 min |
| Ga naar het kantoor van de manager, onderbreek hem (2x), vraag een handtekening | 15 min |
| Sla het contract op.Scan het door beide partijen ondertekende contract, verzend het naar de sollicitant en upload het in DMS | 3 min |
| Verstuur volledig ondertekend contract naar de loonadministratie | 1 min |
| Eerste dag: vergadering om het bedrijfsbeleid te lezen, af te drukken, gehandtekende documenten te scannen | 35 min |
| Tot: 78 min |
| Klik op "aanbieding verzenden" op basis van sjabloon | 20 sec |
|---|---|
| Kandidaat beoordeelt, vult zijn gegevens in en tekent het aanbod | 0 sec |
| Manager tekent het document | 45 sec |
| Klik op “Bedrijfspolicy verzenden” | 10 sec |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 75 sec |
Doe meer in minder tijd
Met Documenten is alles waar je het nodig hebt en direct beschikbaar. Volg al je bestanden en verlies ze nooit, ze zijn allemaal georganiseerd en bewaard op dezelfde veilige plaats.
Volledig geïntegreerd met alle Odoo Apps
PLM
Beheer eenvoudig technische veranderingen en versies.
Ondertekenen
Automatiseer het ondertekeningsproces van je contracten.
Boekhouding
Zet offertes in een handomdraai om in professionele facturen.
Project
Beheer projectvoorspellingen, teams en bestanden. Delegeer taken en controleer elke fase van het project.
laten hun bedrijf groeien met Odoo
