La gestion de documents réinventée
Passez à une approche sans papier.
Avec Odoo Documents, vous pouvez facilement partager, envoyer, classer et archiver des documents numérisés. Vous pouvez également générer des documents commerciaux tels que les factures fournisseurs, les tâches et les fiches produits pour la fabrication.
Optimisez votre flux de travail
Profitez d'un processus d'approbation, de contrôle et de validation entièrement intégré, avec des activités, un chatter et des règles d'action pour vous assurer que tout est fait par la bonne personne au bon moment.
Une passerelle de messagerie
À l'aide de la passerelle de messagerie, les factures sont créées automatiquement, à partir d'un document numérisé ou d'un email de votre fournisseur.
Collaborez avec votre équipe et vos clients
Assignez des documents à vos collègues, clients ou fournisseurs. Partagez des fichiers et des dossiers publics avec vos clients, et laissez-les importer des documents.
Travaillez harmonieusement avec Sign
Ne perdez pas de temps à imprimer et numériser des documents que quelqu'un doit signer. Assignez-les plutôt à la bonne personne, obtenez une signature électronique et renvoyez-les directement.
Traitez vos documents par lot
Travaillez par lot en demandant des validations, en modifiant des dossiers, en balisant et en affectant plusieurs fichiers à la fois, au lieu d'un à un.
Intégré à toutes les applications Odoo
L'application Documents est intégré aux autres applications Odoo. Suivez les versions des plans et des feuilles de travail avec PLM, créez vos factures fournisseurs en un clic avec l'aide de notre IA dans l'application Comptabilité ou créez des tâches à partir de documents spécifiques.
Découvrez combien de temps vous pourriez gagner
Utilisez le calculateur interactif ci-dessous et estimez le nombre de tâches manuelles liées aux documents que vous ou vos employés effectuez chaque mois.
Combien de documents (contrats/accords de confidentialité) sont signés?
Combien de fois des personnes doivent-elles chercher un document?
Combien de fois des personnes doivent-elles demander un document?
Combien de factures sont enregistrées ?
Combien de personnes sont engagées?
| Sans Odoo Documents: | 45.2heures |
| Avec Odoo Documents: | 4.3heures |
de temps sauvé
* pour les exemples énumérés uniquement,
Documents peut en faire bien PLUS pour vous!
Comment fonctionne ce calculateur?
| Demander les coordonnées aux clients (adresse, noms,…) | 2 min |
|---|---|
| Rédiger des contrats, avec des informations client, basés sur des modèles | 4 min |
| Envoyer les contrats que les clients doivent signer | 2 min |
| Recevoir les contrats signés & les imprimer | 5 min |
| Trouver le PDG ou un manager pour signer | 5 min |
| Interruption du CEO/Manager | 10 min |
| Numériser le contrat signé par les deux parties | 5 min |
| Envoyer le contrat aux deux parties | 1 min |
| Archiver | 1 min |
| Tot : 33 min |
| Envoyer le modèle au Client & au Manager | 1 min |
|---|---|
| Le client saisit ses propres données et signe | 0 sec |
| Le manager signe électroniquement en un seul clic | 1 min |
| Tout le monde reçoit une copie, le document est indexé et conservé | 0 sec |
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| Tot : 2 min |
| Lors de l'enregistrement d'un paiement, il manque un reçu au comptable | 30 sec |
|---|---|
| Envoyer un email pour demander le reçu, définir une tâche pour le suivi | 60 sec |
| 2 semaines plus tard, envoyez un rappel afin de recevoir le reçu | 30 sec |
| L'employé envoie une photo du reçu par email | 60 sec |
| Une fois la facture reçue, rouvrir le logiciel de comptabilité pour enregistrer les dépenses | 120 sec |
| Sauvegarder le reçu dans le système de gestion des documents ou l'imprimer | 0 sec |
| Trouver le paiement pour le réconcilier avec le reçu manquant | 90 sec |
| Tot : 390 sec |
| Envoyer une demande de “document manquant” sur le Reçu 2018/0021 | 20 sec |
|---|---|
| Les suivis sont automatisés | 0 sec |
| L'employé télécharge une photo de la facture | 60 sec |
| Le reçu est traité automatiquement (IA) et stocké au bon endroit | 0 sec |
| Le comptable peut valider et effectuer le rapprochement des reçus par lots | 20 sec |
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| Tot : 100 sec |
| Interrompre votre tâche actuelle pour obtenir le logo dont vous avez besoin |
60 sec |
|---|---|
| Envoyer un email à votre designer | 65 sec |
| Le designer vous envoie le logo | 70 sec |
| 1 jour plus tard: lisez la réponse, téléchargez le logo, continuez votre tâche | 60 sec |
| Tot : 225 sec |
| Trouver le document dans Odoo Documents | 30 sec |
|---|---|
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| Tot : 30 sec |
| Enregistrer 50 factures manuellement | 37 min |
|---|---|
| Demander la vérification/validation pour 10 factures (scan, envoi par email, attente d'une réponse) | 22 min |
| Sauvegarder et indexer les factures | 3 min |
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| Tot : 62 min |
| Numériser 30 factures papier | 2 min |
|---|---|
| La passerelle de messagerie traite 20 factures pour vous | 0 sec |
| L'intelligence artificielle traite toutes les factures pour vous | 0 sec |
| Validation de 50 factures préenregistrées | 7 min |
| Demander la vérification de 10 factures (en un clic, avec des suivis automatisés) | 3 min |
| Tot : 12 min |
| Demander des informations au candidat (SSN, premier jour de travail, etc.) | 6 min |
|---|---|
| Préparer le contrat de travail, l'enregistrer au format PDF, l'envoyer au candidat | 15 min |
| Recevoir la version signée du candidat, répondre à l'email, l'imprimer | 5 min |
| Aller au bureau du directeur, l'interrompre (2x), demander une signature | 15 min |
| Enregistrer le contrat. Scanner le document signé par les deux parties, l'envoyer au candidat, le télécharger dans le système de gestion des documents | 3 min |
| Envoyer un contrat signé au secrétariat social | 1 min |
| Premier jour : réunion pour lire le réglement de l'entreprise, imprimer, numériser des documents signés | 35 min |
| Tot : 78 min |
| Cliquer sur "Envoyer l'offre" sur la base d'un modèle | 20 sec |
|---|---|
| Analyser les candidatures, saisir les informations et signer l'offre | 0 sec |
| Le manager signe le document | 45 sec |
| Cliquer sur “Envoi de la politique de l'entreprise” | 10 sec |
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| Tot : 75 sec |
Faites plus en moins de temps
Avec Documents, tout est là où vous en avez besoin, disponible instantanément. Gardez une trace de tous vos fichiers et n'en perdez jamais un; ils sont tous organisés et stockés au même endroit, de manière sécurisée.
Totalement intégrée avec toutes les apps d'Odoo
PLM
Gérez facilement les modifications techniques et les versions.
Signature
Automatisez le processus de signature de vos contrats.
Comptabilité
Convertissez vos devis en factures au look professionnel en un clic.
Projets
Gérez les prévisions de projet, les équipes et les fichiers. Déléguez facilement certaines tâches et surveillez chaque étape du projet.
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