革新文件管理模式
推行無紙化辦公
有了 Odoo 文件管理系統，你可以輕鬆地分享、發送、分類和存檔已掃描的文件。系統還可以自動建立商務文件，例如供應商發票、待辦任務，以及用於製造管理的產品清單。
簡化你的工作流程
利用完滿整合的批核、監控和驗證過程，配合內置的行動、對話和操作規則功能，確保所有事項都在指定時間內，由合適的人辦妥。
電郵收發閘道
設置電郵收發閘道後，系統可以從已掃描的文件自動建立賬單，甚或直接按照供應商發來的電郵，自動產生賬單。
與你的團隊和客戶無間合作
把文件指派給你的同事、客戶或供應商。與客戶分享你的檔案或公開文件夾，好讓客戶直接上載相關文件。
與 Odoo 電子簽名工具無縫結合
又要列印、又要掃描？不要再浪費時間在文件簽名手續上！不如這樣：將電子文件指派給適當人員，讓對方完成電子簽署，直接傳回給你。
大批處理文件
大批處理更省時！與其逐份逐份文件操作，倒不如集合多份文件，一次過發出批核要求、加入標籤及指派跟進人員。
與 Odoo 應用程式完美融合
文件管理系統是與其他 Odoo 應用程式完全整合的。你可使用產品生命週期管理工具（PLM）追蹤不同版本的工作計劃和工作單；可借助會計工具的人工智能，一鍵自動生成供應商賬單；或從特定文件建立新的待辦任務。
看看你能節省多少時間
使用以下的互動計算工具，估算你或員工每月因手動處理文件耗費多少寶貴時間。
需要簽署的文件（合約、保密協議等）有多少份？
試過幾多次員工要花時間尋找一份文件？
試過幾多次員工要花時間提出索閱文件請求？
有多少張賬單是要備存和入賬的？
公司的員工人數
（請提供每月平均數目）
| 沒有使用 Odoo 文件管理系統： | 45.2小時 |
| 使用 Odoo 文件管理系統： | 4.3小時 |
你可以省回
40.9
小時
/ 月
節省的工作時間
* 僅為舉例。
文件管理工具尚有更多功能可以幫到你！
如何使用這個計算工具？
| 向客戶查詢需要填入合約的資料（地址、姓名等） | 2 分鐘 |
|---|---|
| 根據範本及手上的客戶資料，人手草擬合約 | 4 分鐘 |
| 發送合約給客戶簽署作實 | 2 分鐘 |
| 收取並列印已簽妥的合約 | 5 分鐘 |
| 找行政總裁或經理簽署 | 5 分鐘 |
| 打擾行政總裁 / 經理的工作 | 10 分鐘 |
| 把雙方已簽妥的合約掃描 | 5 分鐘 |
| 將合約發送給雙方 | 1 分鐘 |
| 把紙本合約存檔 | 1 分鐘 |
| 總計：33 分鐘 |
| 向客戶及經理傳送範本 | 1 分鐘 |
|---|---|
| 讓客戶自行填寫資料並簽署，你無需費力 | 0 秒 |
| 管理層以電子方式簽署，一鍵即成 | 1 分鐘 |
| 每人都會收到副本，而文件會獲索引編號及自動存檔 | 0 秒 |
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| 總計：2 分鐘 |
| 想要把付款入賬時，會計人員找不到相應的收據 | 30 秒 |
|---|---|
| 發送電郵索取收據，再在待辦事項加入後續跟進工作 | 60 秒 |
| 兩週後發訊息提醒對方提交收據 | 30 秒 |
| 員工以電郵提交收據照片 | 60 秒 |
| 一收到賬單後，再打開會計系統，記錄報銷項目 | 120 秒 |
| 將收據存儲在文件管理系統中，或打印出來 | 0 秒 |
| 尋找付款紀錄，與丟失的收據進行對賬 | 90 秒 |
| 總計：390 秒 |
| 就丟失收據發送「遺失文件」請求 | 20 秒 |
|---|---|
| 跟進工作可自動執行 | 0 秒 |
| 員工上傳賬單照片 | 60 秒 |
| 收據由人工智能（AI）自動處理，再儲存在適當位置 | 0 秒 |
| 會計人員可分批驗證收據和進行對賬 | 20 秒 |
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| 總計：100 秒 |
| 打斷你當前的工作來尋找所需標誌 |
60 秒 |
|---|---|
| 向設計師發送電郵 | 65 秒 |
| 設計師把商標設計發送給你 | 70 秒 |
| 一天後閱讀回覆，下載商標，繼續你的工作 | 60 秒 |
| 總計：225 秒 |
| 在 Odoo 文件管理系統內尋找檔案 | 30 秒 |
|---|---|
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| 總計：30 秒 |
| 手動記錄 50 張發票 | 37 分鐘 |
|---|---|
| 要求驗證/確認 10 張發票（掃描，以電郵發送，然後等待回覆） | 22 分鐘 |
| 把賬單入檔儲存、加入索引 | 3 分鐘 |
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| 總計：62 分鐘 |
| 掃描 30 份紙本賬單 | 2 分鐘 |
|---|---|
| 電郵收發閘道自動幫你處理 20 張賬單 | 0 秒 |
| 人工智能（AI）代勞，替你處理所有賬單 | 0 秒 |
| 直接確認 50 張發票有效（發票內容早已預先記入系統） | 7 分鐘 |
| 要求確認 10 張賬單有效（一鍵辦妥，系統會自動跟進） | 3 分鐘 |
| 總計：12 分鐘 |
| 要求申請人提供資料（身份證/社保號碼、入職日期等） | 6 分鐘 |
|---|---|
| 準備僱傭合約，儲存為 PDF 文件，發給獲聘人士 | 15 分鐘 |
| 收取求職者已簽署的版本，回覆電郵，再打印合約 | 5 分鐘 |
| 造訪經理的辦公室，打擾他的工作（還要打擾兩次），要求他簽名作實 | 15 分鐘 |
| 僱傭合約正式記入系統（掃描雙方簽妥版本、發送給求職者、上傳至文件管理系統） | 3 分鐘 |
| 將雙方完成簽署的合約傳送至發薪服務公司 | 1 分鐘 |
| 新員工入職首天：閱讀公司政策，打印及掃描已簽妥文件 | 35 分鐘 |
| 總計：78 分鐘 |
| 點擊「發送錄用通知」傳送依據範本生成的聘書 | 20 秒 |
|---|---|
| 求職者輸入並核對資料，然後簽署聘書 | 0 秒 |
| 經理簽署相關文件 | 45 秒 |
| 點擊「傳送公司政策」 | 10 秒 |
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| 總計：75 秒 |
用更短時間，達成更多目標
運用文件管理工具，所有資料都會在你需要用到的地方出現，方便就手，即時可用。Odoo 把文件妥善地儲存和收納在同一位置，整齊有序，方便追蹤又永不怕丟失。
全面配合其他 Odoo 應用程式
產品生命周期
輕鬆管理工程變動和不同版本的設計圖。
電子簽名
把簽署合約的手續自動化。
會計
一鍵輕鬆把報價單轉換成專業格式的發票。
專案管理
管理專案任務的預測數據、團隊成員和檔案。輕鬆向隊員指派工作，監督專案的每一步工序。
和 還有更多...
7百萬用戶
選擇利用Odoo拓展業務
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