Hệ thống quản lý tài liệu đột phá
Hình thức văn phòng không giấy.
Với Odoo Tài liệu, bạn có thể dễ dàng chia sẻ, gửi, phân nhóm và lưu trữ tài liệu quét. Bạn cũng có thể tạo ra các tài liệu kinh doanh như hóa đơn nhà cung cấp, bảng công việc, danh mục sản phẩm cần sản xuất.
Hợp lý hóa quy trình làm việc
Tận dụng quy trình phê duyệt, kiểm soát và xác nhận, tích hợp với các hoạt động, cửa sổ trò chuyện và quy tắc hành động để đảm bảo mọi thứ được thực hiện bởi đúng người vào đúng thời điểm.
Cổng email
Bằng cách sử dụng cổng email, hóa đơn thanh toán sẽ được tạo tự động từ tài liệu đã quét hoặc trực tiếp từ email nhà cung cấp của bạn.
Phối hợp với nhóm và khách hàng
Chỉ định tài liệu cho đồng nghiệp, khách hàng hoặc nhà cung cấp của bạn. Chia sẻ tệp và thư mục công khai với khách hàng của bạn và cho phép họ nhập tài liệu trực tiếp.
Công việc thuận lợi với Ký tên điện tử
Không cần lãng phí thời gian in và quét tài liệu cần ký. Thay vào đó, hãy giao tài liệu đó cho đúng người, ký điện tử và nhận lại nhanh chóng.
Xử lý tài liệu theo đợt
Xử lý lượng lớn tài liệu bằng cách yêu cầu phê duyệt, thay đổi thư mục, gắn thẻ và chỉ định nhiều tệp cùng lúc thay vì từng cái một.
Tích hợp với những ứng dụng Odoo
Ứng dụng Tài liệu được tích hợp với các ứng dụng Odoo khác. Theo dõi các phiên bản kế hoạch và bảng công tác với PLM, tạo hóa đơn nhà cung cấp chỉ bằng một cú nhấp chuột với sự trợ giúp của AI trên ứng dụng Kế toán hoặc tạo nhiệm vụ từ các tài liệu cụ thể.
Xem bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian
Dùng công cụ tính tương tác bên dưới và ước tính số lượng nhiệm vụ xử lý tài liệu thủ công mà bạn hay các nhân viên thực hiện mỗi tháng.
Số lượng tài liệu (hợp đồng/NDA) được ký?
Số lần mọi người phải tìm kiếm tài liệu?
Số lần mọi người phải yêu cầu tài liệu?
Số lượng hóa đơn được ghi lại?
Số người được tuyển?
| Không dùngOdoo Tài liệu: | 45.2giờ |
| DùngOdoo Tài liệu: | 4.3giờ |
thời gian đã tiết kiệm
*chỉ tính các ví dụ trên,
ứng dụng Tài liệu có thể làm nhiều hơn thế!
Công cụ tính này hoạt động như thế nào?
| Hỏi khách hàng về thông tin hợp đồng (địa chỉ, tên, ...) | 2 Phút |
|---|---|
| Thảo hợp đồng với thông tin khách hàng dựa trên mẫu có sẵn | 4 Phút |
| Gửi hợp đồng cần có chữ ký của khách hàng | 2 Phút |
| Nhận các hợp đồng đã ký & in chúng | 5 Phút |
| Tìm CEO hoặc Quản lý để ký | 5 Phút |
| Ngắt quãng công việc của CEO/Quản lý | 10 Phút |
| Quét hợp đồng đã ký của cả hai bên | 5 Phút |
| Gửi hợp đồng cho cả hai bên | 1 Phút |
| Lưu trữ | 1 Phút |
| Tổng cộng: 33 phút |
| Gửi mẫu cho Khách hàng & Quản lý | 1 Phút |
|---|---|
| Khách hàng điền thông tin và ký tên | 0 Giây |
| Quản lý ký điện tử chỉ bằng một cú nhấp chuột | 1 Phút |
| Mọi người nhận một bản sao, tài liệu được tạo chỉ mục và lưu trữ | 0 Giây |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 2 phút |
| Trong khi ghi nhận thanh toán, kế toán bị thiếu biên lai | 30 Giây |
|---|---|
| Gửi email để yêu cầu biên nhận, đặt một mục việc cần làm để theo dõi | 60 Giây |
| 2 tuần sau, gửi nhắc nhở để nhận biên lai | 30 Giây |
| Nhân viên gửi ảnh chụp biên nhận qua email | 60 Giây |
| Sau khi nhận được hóa đơn, hãy mở lại phần mềm kế toán để ghi lại chi phí | 120 Giây |
| Lưu trữ biên lai trong DMS hoặc in ra | 0 Giây |
| Tìm khoản thanh toán để đối chiếu với biên nhận còn thiếu | 90 Giây |
| Tổng cộng: 390 giây |
| Gửi yêu cầu “tài liệu còn thiếu” trên Biên lai 2018/0021 | 20 Giây |
|---|---|
| Theo dõi tự động | 0 Giây |
| Nhân viên tải lên ảnh hóa đơn | 60 Giây |
| Biên lai được xử lý tự động (nhờ vào AI) và được lưu trữ đúng nơi | 0 Giây |
| Kế toán có thể xác nhận và đối chiếu nhiều biên lai cùng lúc | 20 Giây |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 100 giây |
| Phải dừng nhiệm vụ đang làm để nhận một logo mà bạn cần |
60 Giây |
|---|---|
| Gửi email tới nhà thiết kế | 65 Giây |
| Nhà thiết kế gửi logo cho bạn | 70 Giây |
| 1 ngày sau: đọc thư trả lời, tải logo, tiếp tục nhiệm vụ | 60 Giây |
| Tổng cộng: 225 giây |
| Định vị tệp trong Odoo Tài liệu | 30 Giây |
|---|---|
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tổng cộng: 30 giây |
| Ghi lại 50 hóa đơn theo cách thủ công | 37 Phút |
|---|---|
| Yêu cầu xác thực/xác nhận 10 hóa đơn (quét, gừi qua email, chờ phản hồi) | 22 Phút |
| Lưu trữ và lập chỉ mục hóa đơn | 3 Phút |
| - | - |
| - | - |
| Tổng cộng: 62 phút |
| Quét 30 hóa đơn giấy | 2 Phút |
|---|---|
| Cổng email xử lý 20 hóa đơn cho bạn | 0 Giây |
| AI xử lý tất cả các hóa đơn cho bạn | 0 Giây |
| Xác nhận 50 hóa đơn được ghi trước đó | 7 Phút |
| Yêu cầu xác thực cho 10 hóa đơn (trong một cú nhấp chuột, với tính năng theo dõi tự động) | 3 Phút |
| Tổng cộng: 12 phút |
| Hỏi thông tin ứng viên (Số an sinh xã hội, ngày đầu tiên làm việc, v.v) | 6 Phút |
|---|---|
| Chuẩn bị hợp đồng lao động, lưu dưới định dạng pdf, gửi cho ứng viên | 15 Phút |
| Tiếp nhận bản đã ký của ứng viên, trả lời email, in ra | 5 Phút |
| Đến văn phòng quản lý, ngắt quãng công việc của họ (2x), yêu cầu chữ ký | 15 Phút |
| Lưu lại hợp đồng. Quét tài liệu có chữ ký của cả hai bên, gửi cho ứng viên, tải lên DMS | 3 Phút |
| Gửi hợp đồng đã ký đủ cho công ty tính lương | 1 Phút |
| Ngày đầu tiên: gặp mặt để đọc các chính sách của công ty, in ấn, quét tài liệu đã ký | 35 Phút |
| Tot: 78 phút |
| Click "Gửi thư mời" theo mẫu | 20 Giây |
|---|---|
| Ứng viên xem xét, nhập thông tin và ký thư mời nhận việc | 0 Giây |
| Quản lý ký tài liệu | 45 Giây |
| Click “Gửi chính sách công ty” | 10 Giây |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tổng cộng: 75 giây |
Nhanh, gọn, nhẹ
Với ứng dụng Tài liệu, mọi thứ bạn cần luôn sẵn trong tầm tay. Theo dõi tất cả các tài liệu và không lo làm mất; tất cả đều được sắp xếp và lưu trữ ở cùng một nơi, an toàn và bảo mật.
Tích hợp hoàn toàn với tất cả Ứng dụng Odoo
PLM
Quản lý thay đổi kỹ thuật và phiên bản dễ dàng.
Ký tên
Tự động hóa quá trình ký kết hợp đồng.
Kế toán
Biến báo giá thành hóa đơn chuyên nghiệp chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Dự án
Quản lý dự báo dự án, các đội nhóm và các tệp. Dễ dàng giao nhiệm vụ và giám sát từng bước của dự án.
phát triển kinh doanh với Odoo
